Sering Dianggap Remeh, Ternyata Ini 5 Tugas Sekretaris yang Jarang Diketahui

Suarabamega25.com - Pekerjaan sekretaris sering dianggap remeh oleh sebagian orang. Mereka berpendapat bahwa tugas sekretaris sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja.

Bahkan, ada yang menganggap job desc sekretaris hanya sebatas mencatat dan memfotokopi dokumen, lho!

Nyatanya, anggapan tersebut salah besar.

Job desc sehari-hari sekretaris terbilang cukup banyak. Selain itu, diperlukan beberapa skill sekretaris tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain. 

Nah, dalam artikel ini, Glints akan mengupas tuntas berbagai tugas sekretaris yang selama ini tidak diketahui banyak orang. Yuk, simak!

Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja.

Faktanya, sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan.

Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.

Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.

Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide.

Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat

Menerima agenda rapat dari panitia

Menyebarkan agenda rapat

Membuat minutes of meeting (MOM)

Menyebarkan MOM yang telah disetujui

Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan

2. Melakukan pencatatan administrasi

pekerjaan sekretaris

Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi.

Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain mencatat aktivitas organisasi, memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date, mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen.

Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain.

3. Komunikasi ke berbagai pihak

apa saja skill sekretaris

Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi.

Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron.

Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak.

Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah.

Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memastikan persyaratan hukum

tugas sekretaris.

Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum.

Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.

Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara. 

Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.

5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor

brand visibility adalah

Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor.

Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan.

Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya.

Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor.

Lima pekerjaan di atas hanyalah tugas utama seorang sekretaris. 

Sebenarnya, masih ada banyak tugas lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya masing-masing.

Jadi, apakah kamu tertarik untuk membangun karier sebagai sekretaris?

Jika iya, ada banyak lowongan sekretaris di situs Glints, lho! Kamu bisa menemukan perusahaan dan peluang yang paling tepat untukmu.